Nebenkostenabrechnung erstellen: Fristen & Pflichtangaben
Die korrekte Nebenkostenabrechnung ist eine der häufigsten Streitquellen zwischen Mietern und Vermietern. So machen Sie es richtig.
Die wichtigsten Erkenntnisse
1. Pflichtangaben der Abrechnung
Eine formell korrekte Abrechnung muss folgende Mindestangaben enthalten (BGH VIII ZR 190/06):
2. Die 17 umlagefähigen Kostenarten (BetrKV)
Nicht umlagefähig: Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen, Bankgebühren, Porto und Reparaturkosten. Diese darf der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen.
Seit 01.07.2024: Kabelgebühren (Breitbandanschluss) sind nicht mehr umlagefähig. Das sog. Nebenkostenprivileg für TV-Kabelanschlüsse ist zum 30.06.2024 entfallen.
Neu umlagefähig (BetrKV 2026): Elementarschadenversicherung (Erdbeben, Überschwemmung), Eichkosten für Kalt-/Warmwassermessgeräte, und Einrichtungen für die Wäschepflege (inkl. Trockner, Schleudern).
3. Fristen und Konsequenzen
| Frist | Dauer | Folge bei Versäumnis |
|---|---|---|
| Abrechnungsfrist (Vermieter) | 12 Monate nach Ende des Zeitraums | Keine Nachforderung möglich |
| Einwendungsfrist (Mieter) | 12 Monate nach Zugang | Einwendungen verfristet |
| Belegeinsicht | Auf Verlangen des Mieters | Mieter kann Zahlung verweigern |
4. Die häufigsten Fehler vermeiden
Frist überschritten
Setzen Sie sich eine Erinnerung 3 Monate vor Fristablauf
Nicht umlagefähige Kosten enthalten
Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht in die Abrechnung
Falsche Verteilerschlüssel
Nur den im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel verwenden
Fehlende Vorauszahlungen
Geleistete Vorauszahlungen müssen vollständig abgezogen werden
Formelle Mängel
Alle Pflichtangaben einhalten — formell fehlerhafte Abrechnungen sind unwirksam
5. CO₂-Kosten: Aufteilung nach CO2KostAufG
Seit 2023 müssen die CO₂-Kosten für fossile Heizungen (Erdgas, Heizöl) zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden. Der CO₂-Preis beträgt 2025: 55 €/Tonne, 2026: ca. 55–65 €/Tonne (Preiskorridor).
| CO₂-Ausstoß (kg/m²/Jahr) | Vermieteranteil | Mieteranteil |
|---|---|---|
| < 12 kg (sehr effizient) | 0 % | 100 % |
| 12–32 kg | 30–50 % | 50–70 % |
| ≥ 52 kg (schlecht) | 95 % | 5 % |
Kürzungsrecht: Fehlt die CO₂-Kostenaufteilung in der Heizkostenabrechnung, darf der Mieter seinen Anteil pauschal um 3 % kürzen.
6. Neuerungen 2025/2026
Elektronische Belegeinsicht
Seit 2025 dürfen Vermieter Belege auch per E-Mail oder Online-Portal bereitstellen — der Gang zum Büro ist nicht mehr zwingend.
Neue Grundsteuer
Ab der Abrechnung 2025 (Zustellung 2026) gilt die reformierte Grundsteuer. Die Beträge können je nach Gemeinde deutlich steigen oder sinken.
Fernablesbare Messgeräte
Bis spätestens 31.12.2026 müssen alle nicht fernablesbaren Heizkostenverteiler und Zähler nachgerüstet oder ersetzt sein. Ab 2027 verpflichtend.
Monatliche Verbrauchsinfo
Bei fernablesbaren Geräten müssen Mieter seit 2025 monatliche Verbrauchsinformationen erhalten.
Nebenkosten berechnen
Berechnen Sie die umlagefähigen Betriebskosten und erstellen Sie Ihre Abrechnung schnell und korrekt.
Nebenkostenrechner starten